一、选择最佳的面谈时机
恰当的时间做恰当的事情,HR只有把握好面谈时机才能收到预期效果,离职面谈应利用以下两个时间点与离职员工进行交流。
第一个时间点是得到员工离职信息时,因为这个时候许多员工的离职意愿还不是非常明确、坚定,有时可能仅因某件事情的刺激而萌生去意,此时如能及时沟通,化解其一时之冲动,往往能使员工收回辞职决定,不至于使事情闹僵以至没有回旋余地；
第二个时间点是员工去意已决并办理完离职手续之后,因为此时离职员工已无任何顾忌所以最容易讲出心中的真话。
二、营造宽松的客观环境
在进行离职面谈时,首先要注意面谈的时间和地点的选择。由于离职面谈的特殊性,面谈地点应该具有一定的隐私性,一方面不要让其他员工知晓,毕竟这不像普通的员工谈话,另一方面也能避免面谈过程中被打断和干扰,好的访谈环境有利于让离职员工在无拘无束地情况下自由地谈论问题。例如可以尝试选择在能够让人精神放松的、伴有舒缓音乐的、空间明亮的咖啡厅,而不是每天都令人紧张压抑的办公室。离职面谈的时间可以根据交谈的深入情况灵活掌握,而不一定要有明确的限定,因为这不是例行公事,而是一次与离职员工毫无约束完全敞开的友好交流。
三、充分运用技巧、积极地倾听
尽管客观环境应该是宽松和无约束的,但这并不代表离职面谈只是普通的日常交流,实际上离职面谈也是有技巧可言的。HR在交谈中应注意面谈技巧,不要只是按照事先列出的问题逐一发问,更主要的是要积极地倾听。如果有不清楚的地方,还要仔细询问,同时也要适时保持沉默,让离职员工有足够思考的时间。
HR应该在事先把握离职真实原因的基础上,充分了解面谈对象的性格特征,从细节之处捕捉面谈对象当时的心理状态,并预期其将产生的反应,以此选择合适的面谈切入方式,并有效避免面谈过程中出现冷场、情绪激化、失控并导致面谈不能继续和面谈失败的情形发生。HR可以先帮面谈对象倒杯水,以此营造轻松的气氛,以善意的动作卸去彼此对立的立场,建立彼此互信的关系。同时,在面谈的过程当中,还应随时察言观色,设法将自己的立场与被面谈者站在同一阵线上,专注倾听其所抱怨的人或事。当被面谈者产生防卫的情形,HR应及时地关心他的感受,不要唐突地介入问题,更不可做出任何承诺,最重要的是要将面谈重点记录下来,便于之后的分析整理工作。面谈者的角色应该是多听,做离职者的倾听者,适当提出问题即可;少说,及时做良性或补救性的沟通,必要时给予指导和帮助。